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Le comptable et gérant Hein Vandelanotte a découvert Jalema par l’intermédiaire de son épouse. Il faut dire qu’en tant que notaire, elle connaît depuis longtemps les avantages de ces systèmes de classement bien pratiques.
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Le groupe Vandelanotte emploie 120 personnes et possède des implantations en Flandre occidentale, en Flandre orientale, dans le Hainaut et dans la province d’Anvers. Nous avons demandé au comptable Hein Vandelanotte comment son entreprise parvenait à garder une vue d’ensemble de tous ces mètres de dossiers. Un entretien très éclairant…
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Comment la gestion de l’information est-elle organisée chez vous?
Hein Vandelanotte: Il est évident que nous conservons une grande quantité de données sur ordinateur. Nous disposons pour ce faire de notre propre système. Mais les documents papier se trouvent dans notre classement de travail et dans nos archives. Les dossiers de plus de trois ans passent dans les archives mortes, rangées dans un lieu distinct. La loi nous oblige à conserver certains documents pendant dix ans.
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Quels sont ces grands avantages?
H.V.: Au départ, un dossier est en général assez mince, mais il grossit avec le temps. Et puis il finit par disparaître. Dans la plupart des systèmes de classement, il faut donc sans cesse réagencer. Pas avec les solutions Jalema. Le système de suspension permet de tout faire glisser aisément. On peut ainsi insérer ou retirer des dossiers sans provoquer de chaos dans le reste du rayonnage.
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“Le principal avantage de Jalema? Le fait qu’il est facile d’insérer ou de retirer des dossiers sans devoir
réagencer tout le classement!”
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Vous utilisez également les classements de travail Jalema, non?
H.V.: C’est exact. Nos collaborateurs disposent d’un système de suspension Jalema dans leur armoire, ce qui leur permet de garder une vue d’ensemble des dossiers sur lesquels ils travaillent. Autre avantage: les personnes qui ont besoin d’un document figurant dans l’un de ces dossiers voient tout de suite les dossiers dont s’occupent leurs collègues et trouvent ainsi rapidement ce qu’elles cherchent.
Utilisez-vous le codage couleurs?
H.V.: Oui et c’est fort utile. Les couleurs nous permettent de faire une distinction aisée entre différents types de clients: clients de la comptabilité, clients du service d’audit, clients «environnement»… Et dans les dossiers d’un même client, nous utilisons une couleur différente par sous-dossier: dossier juridique, dossier environnemental… Nous repérons ainsi rapidement ce que nous cherchons.
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“Jalema propose des dossiers de classement permettant d’attacher les documents ou de les laisser libres.”
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Avez-vous encore d’autres conseils de classement utiles?
H.V.: Pour les dossiers épais, nous utilisons les robustes chemises Otanra, qui permettent de classer une importante quantité de documents. Je pense encore à autre chose. Chez nous, certaines personnes aiment travailler avec des classeurs parce que l’on peut y ranger les documents proprement et dans l’ordre. Nous avons découvert qu’il existait chez Jalema des dossiers permettant d’attacher les documents. Ces dossiers sont parfaitement compatibles avec le système de suspension. Jalema propose une solution adaptée à chaque problème de classement.
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