Pourquoi le roi Albert II s’est-il rendu dans une ville de province pour se faire opérer du dos? Qu’a donc l’hôpital Onze-Lieve-Vrouw d’Alost que beaucoup d’établissements plus grands n’ont pas? Jalema News a mené l’enquête et a découvert un hôpital très particulier, doté d’un système d’archivage qui ne l’est pas moins...

Centralisation des archives médicales Avec 1454 membres du personnel et 559 lits plus 4 hôpitaux de jour, qui représentent 55 lits en tout, l’hôpital Onze-Lieve-Vrouw d’Alost est le plus grand employeur privé de la région. Ingrid Rimbaut, responsable des archives médicales: «On peut considérer notre hôpital comme une grande entreprise. Nous effectuons plus de 22.000 admissions par an. En raison de notre excellente réputation, le nombre de patients a fortement augmenté. Il y a dix ans, nous avions ici 40.000 dossiers. Nous approchons aujourd’hui du million...»

En dix ans, pas mal de choses ont donc changé. Jusque-là, les médecins de l’hôpital avaient encore un classement privé car ils avaient leurs consultations dans leur cabinet privé et traitaient leurs patients à l’hôpital. Ingrid Rimbaut: «Mais il a alors été décidé que toutes les consultations devaient également se dérouler à l’hôpital. Autrement dit, tous les classements privés ont été centralisés ici. Brusquement, nous avons dû trouver une solution pour un volume colossal de dossiers. Nous les avons répartis çà et là dans l’hôpital mais le risque de perte était énorme. Cette situation était intenable...» 

Au pied du mur La direction s’est alors mise à chercher fiévreusement une solution. Fallait-il tout mettre sur microfilm? «Nous avons commencé par-là», raconte Ingrid Rimbaut. «Mais il y avait un problème légal. En Belgique, le microfilm n’est pas considéré comme un document officiel. Bref, nous devions tout conserver sur papier. De plus, le microfilmage de tous ces documents était une opération très fastidieuse: il fallait détacher chaque feuille, la lisser, la photographier... Nous ne pouvions dépasser une cadence de 6000 images par semaine. Imaginez donc le temps qu’il aurait fallu pour microfilmer les quelques centaines de milliers de dossiers de quelques dizaines de pages chacun! Nous étions vraiment au pied du mur...»

C’est alors que l’un des médecins de l’hôpital a trouvé la solution. Pour son classement privé, il avait utilisé un classement Jalema. Peut-être pouvions-nous recourir à un système similaire pour les archives de l’hôpital? Ingrid Rimbaut: «Jalema proposait une solution complète: les rayonnages et les chemises mais aussi un concept particulier. Avec le système Jalema, nous classons en effet d’après la date d’anniversaire, c.-à-d. pas selon l’année de naissance mais bien d’après le jour et le mois de naissance.» 


Un dossier par patient... pendant 30 ans
La législation belge mérite un mot d’explication. La loi précise que toutes les données d’un même patient doivent être conservées dans un seul et même dossier et ce, pendant 30 ans après la dernière visite du patient. Autrement dit, si le patient subit des examens dans divers services de l’hôpital, cela donne au fil des ans une pile de documents particulièrement épaisse et confuse. «Heureusement, Jalema a interprété la loi de manière correcte mais pratique», commente Ingrid Rimbaut. «Pour chaque patient, nous tenons diverses chemises, à raison d’une par service où il a été examiné ou traité. Comme le système Jalema se fonde sur la date de naissance, toutes les chemises d’un même patient se trouvent côte à côte dans le rayonnage et forment ainsi un seul dossier.» 


La transition vers le système de classement Jalema ne fut pas une décision évidente. La transformation d’archives complètes est en effet un travail de longue haleine. Ingrid Rimbaut: «Nous, les archivistes, nous avons été immédiatement conquis par Jalema. Mais ce ne fut pas simple de convaincre le personnel médical et administratif. Pourtant, à l’usage, tout le monde a pu se rendre compte des avantages du système. D’ailleurs, aujourd’hui, dix-sept des vingt secrétariats de l’hôpital se sont convertis à Jalema.» 


Des prolongements des archives centrales
Ces secrétariats - il y en a un par service (médecine interne, cardiologie, gynécologie, etc.) - sont en réalité des prolongements des archives centrales. Les dossiers des patients en traitement dans tel ou tel service sont gérés par le secrétariat du service concerné. «Depuis les archives centrales, nous pouvons voir à tout moment dans quel secrétariat un dossier donné se trouve», explique Ingrid Rimbaut. «Si un dossier part pour un temps dans un secrétariat, nous accrochons une carte d’absence à son emplacement dans nos archives centrales. Cette carte mentionne avec précision le dossier concerné, la date de son départ et sa destination. Depuis nos archives centrales, nous pouvons donc retracer l’historique complet de n’importe quel dossier. Les dossiers égarés appartiennent définitivement au passé. Nous avons ici un million de dossiers et il y a quelque 38.000 mouvements de dossier par an. En dix ans, pas un seul dossier n’a disparu!» 


Une bonne chose sur le plan médical et économique
L’historique des dossiers se trouve également dans l’ordinateur de l’hôpital. Chaque chemise créée reçoit un code à barres. Et à chaque mouvement de dossier, le code est scanné. Ingrid Rimbaut: «Le système informatique est le double de notre historique papier et rend donc le système encore plus fiable.» Une fiabilité qui profite avant tout aux patients. Ainsi, si par le passé, un patient arrivait aux urgences, par exemple, ce service devait appeler tous les autres services pour savoir si le patient était déjà connu de l’hôpital. Aujourd’hui, il suffit de passer un coup de fil aux archives centrales. Ingrid Rimbaut précise: «Les urgences nous demandent grosso modo 1200 dossiers par an et c’est bien entendu toujours urgent. Nous pouvons systématiquement les leur fournir sur-le-champ. Mais nous contribuons aussi à la recherche médicale. Les chercheurs étrangers qui passent un certain temps ici peuvent demander les cas qui les intéressent, ce qui représente quelque 4000 dossiers par an. Sans parler des patients ambulatoires de l’hôpital de jour. Quelle que soit la fréquence de leur passage chez nous, nous pouvons suivre leur dossier avec une extrême précision grâce au système Jalema, qui est aussi une bonne chose d’un point de vue purement économique, car il évite les doublons coûteux et fastidieux dans les recherches. Je peux dire que nos archives sont un véritable outil de gestion. Tout ce qui se passe ici, à l’hôpital, est enregistré et piloté au niveau des archives...»

Tous les patients d'un cabinet médical ont leur propre historique en termes de nom, d'adresse et de dossier médical. Ces informations sont consignées dans un dossier qui comprend des documents annexes, tels que notes, correspondance avec les hôpitaux ou les spécialistes. Toutes les visites, consultations et autres génèrent de nouvelles données et documents à conserver dans le dossier. Or, ces informations peuvent être très précieuses dès le contact suivant avec la patient. La rapidité et la précision de l'archivage et de la consultation de toutes les données sur le patient revêtent donc une importance primordiale dans la pratique journalière du médecin. Comme le dit succinctement le Docteur (): "De bonnes archives, c'est la base de mon cabinet." Voilà pourquoi un nombre croissant de médecins optent pour les solutions d'archivage Jalema.

Indispensable
"Les archives sur support physiques sont probablement appelées à disparaître, mais cette évolution est très lente. Il faudra attendre de longues années. En outre, tous les documents reçus dans l'intervalle devront être conservés au moins 10 ans. Un système d'archivage performant reste donc tout simplement indispensable." 

P.J. Luyendijk, généraliste: "Mes collègues qui ne juraient que par l'informatique se sont rendus compte qu'on ne peut pas se passer d'archives physiques". Le cavalier triangulaire peut supporter des indications – telles que le nom - sur trois côtés. Comme les dossiers Arnato sont dotés de la célèbre suspension monopoint de Jalema, l'ajout et le retrait de dossiers se font littéralement en un tournemain. "De bonnes archives, c'est la base de mon cabinet. Sans elles, pas de continuité. Mes archives sont un véritable outil pour accompagner mes patients dans le temps." J.P. Luyendijk est généraliste. Il est installé depuis 1971 à Deventer et sa patientèle est riche de 350 ménages environ. Il y a 3 ans, il a opté pour une solution d'archivage Jalema. Il a fait installer des étagères Jalema sur mesure, qui se distinguent par leur compacité. Chaque étagère est équipée de profilés auxquels sont suspendus des dossiers collecteurs Arnato, contenant toutes les données des patients.

Pratique et commode
P.J. Luyendijk: "Sans archives, impossible de faire les liens. Quand un patient a pris rendez-vous, il faut pouvoir préparer la visite. Des archives doivent avant tout être pratiques et commodes, tout en prenant aussi peu de place que possible. Nous nous sommes mis en quête de ce système idéal et nous l'avons trouvé chez Jalema. La décision n'a pas été prise à la légère; nous nous sommes informés et on a vraiment fait le tour du marché. Dans mon cabinet, je combine les archives physiques et numériques. Dans l'ordinateur figurent les données de la fiche récapitulative qui se trouvent dans les archives physiques. L'ordinateur permet d'effectuer des recherches rapides et intelligentes – pour autant que tout ait été correctement encodé. On peut ainsi établir des liens vers l'archivage physique et y retrouver par exemple les lettres de spécialistes ou d'hôpitaux. Il m'arrive régulièrement de rencontrer des collègues qui sont passés à 100% à l'ordinateur. Mais ils en reviennent. Ils se rendent compte qu'un cabinet est ingérable sans archives physiques. Quant au bug de l'an 2000, on n'en parle même pas!"

Tout n'est qu'ordre…
Les archives Jalema ne prennent que peu de place dans la réception. Les étagères s'étendent sur tout un mur, avec une ouverture de la taille de la porte. Ainsi, les dossiers sont toujours à portée de main et idéalement accessibles sans perte de place. Comme ils ne prennent pas plus de place que leur contenu, ce système permet un gain d'espace considérable par rapport aux classeurs. Les dossiers Arnato étant dotés de la célèbre suspension monopoint de Jalema, l'ajout et le retrait de dossiers se font littéralement en un tournemain. Dans la pratique, c'est , l'assistante du Docteur Luyendijk, qui utilise le plus le système: "Il n'y a pas que l'apparence qui soit plus soignée. L'efficacité est aussi beaucoup plus grande. Dès que nous avons installé le système, nous avons reçu des réactions positives de la part des patients. On ne s'en rend pas toujours compte, mais ils sont attentifs à ce genre de choses."

A chacun son système
P.J. Luyendijk: "Mon prédécesseur n'avait aucune archive. Il mémorisait tout. Les lettres et autres documents étaient classés par ordre de réception dans des classeurs, entreposés au grenier. Quand j'ai repris le cabinet en 1971, j'ai dû mettre en place mon propre système. A un certain moment, nous avons installé des tiroirs avec de robustes enveloppes classées par ordre alphabétique. Quand nous sommes passés à Arnato, la logique d'archivage n'a pas dû être modifiée. Le contenu des enveloppes a été transféré dans des dossiers Arnato et ces dossiers sont désormais classés alphabétiquement quartier par quartier." conclut: "Des archives, ça doit s'entretenir. Comme elles sont désormais parfaitement organisées et accessibles, la motivation n'en est que plus grande." Une solution totale d'archivage, signée Jalema

Gagnez du temps, de l'espace et de l'argent grâce à Arnato Trois couleurs vives, pour un archivage tout en clarté "Archiver avec Jalema, c'est gagner du temps, de la place et de l'argent" Le système Arnato s'intègre sans problème dans une armoire existante. Arnato est un système de classement basé sur un profilé auquel les dossiers sont suspendus latéralement - c'est-à-dire côte à côte plutôt que l'un derrière l'autre.

Les avantages de l'archivage avec Arnato

• Comme les dossiers ne sont pas plus épais que leur contenu, ils sont bien plus compacts et commodes que les classeurs.
• Utilisation optimale de l'espace disponible: plusieurs rangées de dossiers peuvent être superposées.
• Les dossiers sont faciles à emporter, notamment dans une caisse.
• Grâce au système de suspension monopoint, l'ajout ou le retrait d'un dossier se fait en un tournemain.
• Une seule méthode pour les archives vives et mortes.
• Archivage feuille à feuille ou relié (ou combinaison des deux)
• Dossiers suspendus à utiliser avec ou sans sous-dossiers.
• Les codes couleurs: tout bénéfice pour la rapidité et la clarté d'affichage.
• Solution globale et complète: armoires, étagères, éléments mobiles et autres accessoires.
• Dossiers disponibles dans de multiples versions et finitions.
• Les dossiers de différentes couleurs (rouge, gris ou bleu) se prêtent idéalement au classement dans différents groupes de documents
  
  Il n'est pas étonnant que Jalema soit le n°1 des systèmes d'archivage pour cabinet médicaux et établissements de soins de santé.