|
|
|
Accountant-zaakvoerder Hein Vandelanotte leerde Jalema kennen via zijn echtgenote.
Als notaris was ze al lang vertrouwd met die handige klasseersystemen.
|
|
De groep Vandelanotte stelt 120 man tewerk en heeft vestigingen in West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Henegouwen en Antwerpen.
We vroegen aan accountant Hein Vandelanotte hoe ze – ondanks vele meters dossiers – het overzicht bewaren. Een verhelderend gesprek.
|
 |
Hoe is het informatiemanagement bij jullie georganiseerd?
Hein Vandelanotte: Uiteraard bewaren we heel wat gegevens in de computers. Daar hebben we een eigen systeem voor. Papieren documenten zitten in onze werkklassementen en ons archief. Dossiers ouder dan 3 jaar gaan naar het dood archief dat op een aparte lokatie bewaard wordt. We hebben de wettelijke verplichting om een aantal documenten 10 jaar te bewaren.
|
Wat zijn die grote voordelen?
H.V.: Bij de start is een dossier meestel dun, maar het groeit wel gestadig aan. Later verdwijnt het weer. In de meeste klasseersystemen moet je dan van alles herschikken.
Bij Jalema niet. Het pendelsysteem zorgt ervoor dat je makkelijk kunt schuiven. Je kunt dossiers of stukken invoegen of weghalen zonder dat de rest een warboel wordt.
|
“Het grootste voordeel van Jalema? Je kunt makkelijk dossiers inlassen of wegnemen, zonder dat je het hele klassement moet herschikken.”
|
Jullie hebben ook Jalema werkklassementen?
H.V.: Dat klopt. Onze mensen hebben in hun kast ook zo’n pendelsysteem van Jalema. Daardoor kunnen ze de dossiers waaraan ze werken overzichtelijk bewaren. Het grote voordeel is dat ook andere mensen, die iets uit zo’n dossier nodig hebben, onmiddellijk een overzicht krijgen van wat er bij hun collega hangt en snel vinden wat ze zoeken.
Werken jullie met kleurcodering?
H.V.: Daar hebben we handig gebruik van gemaakt. Via de kleuren kunnen we diverse soorten klanten makkelijk onderscheiden: accountancyklanten, auditklanten, milieu-klanten,…? En binnen de dossiers van één klant gebruiken we een kleur per subdossier: juridisch dossier, milieudossier,…? Zo vinden we visueel snel terug wat we zoeken.
|
“Jalema heeft zowel mappen om gehecht als ongehecht op te bergen.”
|
Hebt u nog handige klasseertips?
H.V.: Voor dikke dossiers maken we gebruik van de solide Otanra mappen waarin je heel veel documenten kunt opslaan. Ik denk nog aan iets anders. Sommige mensen bij ons werken graag met klasseurs, omdat je daarin de documenten goed op volgorde kunt houden. We hebben ontdekt dat er bij Jalema dossiers bestaan om gehecht op te bergen. Die passen perfect in het pendel-systeem. Voor elk klasseerprobleem biedt Jalema een aangepaste oplossing.
|
|
