Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis Aalst loste archiefproblematiek op met Medi-Steem.

Waarom komt de Belgische koning Albert II voor zijn rugoperatie naar een provinciestad als Aalst? Wat heeft het Aalsterse Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis dat veel grotere instellingen niet hebben? Jalema News ging kijken en ontdekte een heel bijzonder ziekenhuis. Met een heel bijzonder archiefsysteem.

Veel TV-camera’s, politieagenten en mensen met tricolore vlaggetjes aan de receptie van het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis. Niet voor Jalema News, wel voor koning Albert II. Want na een succesvolle rugoperatie mag de vorst weer naar huis. Op het eerste gezicht een beetje vreemd dat de koning hier zijn heil zoekt. België telt immers veel universitaire ziekenhuizen van hoog niveau. En in en om de hoofdstad zijn er genoeg instellingen met grote namen. Wie een beetje thuis is in de medische wereld weet wel beter. Het Aalsterse Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis heeft een ijzersterke reputatie in binnen- en buitenland. ”Op het gebied van cardiologie en cardiovasculaire chirurgie hebben we wereldfaam”, vertelt PR-verantwoordelijke Anneleen Van Cauwenbergh. ”In 1948 gebeurde hier de eerste open hartoperatie in België. Maar al onze afdelingen staan echt op het hoogste niveau. Dat komt omdat opleiding, talent en nieuwe ideeën hier de ruimte krijgen. Dertien stagemeesters staan in voor vijftig geneesheer-assistenten in opleiding. Qua wetenschappelijk onderzoek leveren we grote bijdragen aan internationale symposia - zelfs groter dan die van sommige universitaire centra.

” Centralisering van het medisch archief Met 1.454 personeelsleden en 559 bedden, plus 4 dagziekenhuizen met in totaal 55 bedden, is het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis de grootste privé-werkgever van de regio. Ingrid Rimbaut, verantwoordelijke voor het medisch archief: ”Je kunt ons ziekenhuis zien als een groot bedrijf dat meer dan 22.000 opnames per jaar verwerkt. Door de goede reputatie van het ziekenhuis is het aantal patiënten sterk gegroeid.

Tien jaar geleden hadden we hier 40.000 dossiers. Nu ongeveer een miljoen.” Tien jaar geleden veranderde er veel. Tot dan toe hielden de dokters van het ziekenhuis er ook nog een privé-archief op na. Ze hielden immers consultatie in hun privé-praktijk, en behandelden hun patiënten in het ziekenhuis. Ingrid Rimbaut: ”Maar toen werd beslist dat ook alle consultaties via het ziekenhuis moesten gebeuren. Met als gevolg dat alle privé-archieven hier gecentraliseerd werden. Plots moesten we een oplossing vinden voor een immense hoeveelheid dossiers. We stopten ze her en der in het ziekenhuis weg, waar we ze maar kwijt konden. Uiteraard een onhoudbare toestand.”

Met de rug tegen de muur De directie zocht koortsachtig naar een oplossing. Alles op microfilm zetten? ”Daar zijn we even mee bezig geweest”, aldus Ingrid Rimbaut, ”maar wettelijk was er een probleem. Microfilm wordt in België niet aanvaard als officieel document. We moesten dus sowieso alle papier bewaren. Bovendien was het op microfilm zetten erg arbeidsintensief. Ieder velletje losmaken, gladstrijken, fotograferen.

We konden hooguit een tempo van 6.000 beelden per week halen. Tel maar uit hoe lang we zouden bezig geweest zijn om een paar honderdduizend dossiers van elk enkele tientallen pagina’s op microfilm te zetten. Kortom, we stonden met de rug tegen de muur.”

Tot een van de dokters van het ziekenhuis toevallig met de oplossing voor de dag kwam. Voor zijn privé-archief had hij een Jalema-systeem gebruikt. Misschien was dat ook iets voor het ziekenhuis? Ingrid Rimbaut: ”Jalema bood een complete oplossing - rekken en mappen, maar vooral ook een bijzonder concept. Met het Jalema-systeem archiveren we namelijk ‘op verjaardag’. Dat wil zeggen: niet op geboortejaar, maar op geboortedag en -maand.” Een patiënt, een dossier - dertig jaar lang. Hier past een woordje uitleg over de Belgische wetgeving. Die zegt dat alle gegevens per patiënt in een enkel dossier moeten bewaard worden. Tot dertig jaar na het laatste bezoek van de patiënt. Voor iemand die in een aantal afdelingen van het ziekenhuis wordt onderzocht, levert dat in de loop der jaren een bijzonder dik en onoverzichtelijk pak documenten op. ”Gelukkig heeft Jalema de wet op een correcte maar praktisch bruikbare manier geïnterpreteerd”, zegt Ingrid Rimbaut. ”Wij houden er voor iedere patiënt verschillende mappen op na, per afdeling waar hij onderzocht of behandeld is. Omdat het Jalema-systeem gebaseerd is op geboortedatum, hangen alle mappen van een patiënt naast elkaar in het rek. Zo vormen ze fysiek toch een ‘dossier’.” De overstap naar het Jalema-archiefsysteem (Medi-Steem) was geen evidente beslissing. Een volledig archief omschakelen is immers een werk van lange adem. Ingrid Rimbaut: ”Wij hier in het archief waren onmiddellijk gewonnen voor Jalema. Maar het heeft veel voeten in de aarde gehad om alle medisch en administratief personeel te overtuigen. Toch heeft gaandeweg iedereen de voordelen van het Jalema-systeem ingezien. Vandaar dat zeventien van de twintig secretariaten in het ziekenhuis al Jalema gebruiken.”

‘Verlengstukken’ van het centrale archief  Die afdelingssecretariaten - één voor elke afdeling: interne geneeskunde, cardiologie, gynaecologie enzovoort - zijn eigenlijk verlengstukken van het centrale archief. Daarin zitten de dossiers van patiënten die op die afdeling in behandeling zijn. ”Vanuit het centrale archief kunnen we op eender welk moment precies zien in welk afdelingssecretariaat een bepaald dossier zich bevindt”, vertelt Ingrid Rimbaut. ”Verhuist een dossier tijdelijk naar een secretariaat, dan hangen we een ontbrekingskaart op de normale plaats van het dossier. Op die kaart staat precies vermeld om welk dossier het gaat, wanneer het vertrokken is en waar naartoe. Vanuit ons centraal archief kunnen we dus de volledige historiek van elk dossier exact reconstrueren. Verdwenen dossiers behoren compleet tot het verleden. We hebben hier een miljoen dossiers, en er zijn 38.000 dossierbewegingen per jaar. Op tien jaar tijd is er geen enkel dossier verdwenen.

” Medisch en economisch een goede zaak De historie van de dossiers zit ook in de computer van het ziekenhuis. Elke map die wordt aangemaakt krijgt een streepjescode. Bij iedere dossierbeweging wordt die code gescand. Ingrid Rimbaut: ”Het computersysteem weerspiegelt onze papieren historiek. Dat maakt het systeem nog betrouwbaarder.” En bij betrouwbaarheid zijn in de eerste plaats de patiënten gebaat. Kwam er vroeger een patiënt binnen op pakweg de afdeling spoedgevallen, dan moesten de mensen van spoedgevallen alle andere afdelingen opbellen om te informeren of de patiënt daar bekend was. Nu volstaat een telefoontje naar het centrale archief. ”Spoedgevallen vraagt per jaar zo’n 1.200 dossiers op - uiteraard altijd dringend. Die kunnen we altijd onmiddellijk bezorgen. Maar we dragen ook ons steentje bij aan het wetenschappelijk onderzoek hier. Buitenlandse researchers die hier een tijd verblijven kunnen de cases opvragen die hen interesseren - goed voor 4.000 dossierbewegingen per jaar. En laten we de ambulante patiënten uit het dagziekenhuis niet vergeten. Hoe vaak die ook binnen en buiten lopen, we kunnen hun dossier precies volgen dankzij het Jalema-systeem. Ook zuiver bedrijfseconomisch is dat een goede zaak” voegt Ingrid Rimbaut eraan toe, ”want dure en tijdrovende doublures in de onderzoeken komen niet meer voor. Al bij al is ons archief een echt managementinstrument. Alles wat hier in het ziekenhuis gebeurt, wordt geregistreerd in en gestuurd door ons archief.” Het Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis is in volle ontwikkeling. En Jalema volgt die ontwikkeling op de voet. Ingrid Rimbaut: ”De mensen van Jalema praatten niet alleen met het management of de afdeling inkoop van het ziekenhuis. Ze komen vooral regelmatig hier bij ons, de mensen op het terrein. Meestal is dat alleen om vast te stellen dat alles vlot loopt. Maar duiken er problemen of nieuwe behoeften op, dan bezorgen ze ons dadelijk de geknipte oplossing. Ze kennen ons archiefsysteem immers door en door.”

“Ook collega’s die helemaal waren overgestapt op de computer ervaren nu dat je toch niet zonder fysiek archief kunt.” ‘Tegenwoordig ontmoet ik collega’s die helemaal op de computer waren overgestapt, maar daar toch van terugkomen. Ze ervaren dat je uiteindelijk toch gewoon niet zonder een fysiek archief kunt. Een archief moet praktisch en makkelijk handelbaar zijn en niet meer ruimte vergen dan strikt noodzakelijk. Zo’n systeem vonden we bij Jalema.” ‘Een goed archief is de basis van de praktijk; zonder een deugdelijk archiefsysteem heb je geen continuïteit. Het is je gereedschap om patiënten in de tijd te begeleiden.” Huisarts P.J. Luyendijk - sinds 1971 in Deventer gevestigd met een praktijk van zo’n 350 ‘woonverbanden’ - koos drie jaar geleden voor de archiefsystematiek van Jalema. Hij installeerde op maat geproduceerde en ruimtebesparende Jalema-rekken. Elk rek heeft profielen waaraan rode Arnato verzamelmappen hangen met daarin alle patiëntgegevens.

Praktisch en makkelijk
Dr. Luyendijk: “Zonder archief kun je geen relaties leggen. Je moet je kunnen voorbereiden als een patiënt een afspraak maakt. Een archief moet praktisch en makkelijk handelbaar zijn, en niet meer ruimte vergen dan strikt noodzakelijk. Naar zo’n systeem zijn we gaan zoeken en we vonden het bij Jalema. Uiteraard ga je daarbij niet over één nacht ijs; we hebben goed rondgekeken en ons afgevraagd wat ons past. Ik combineer in mijn praktijk nu het fysieke archief met digitale bestanden. In de computer nemen we de gegevens van de statuskaart uit het fysieke archief over. In de computer kun je snel iets opzoeken of - als je alles goed gecodeerd hebt - gegevens clusteren waardoor je bepaalde verbanden kunt leggen, maar het fysieke archief is uitgebreider; daar zitten bijvoorbeeld ook de brieven van specialisten en ziekenhuizen in en de uitgetypte dictaten. Tegenwoordig ontmoet ik collega’s die helemaal op de computer waren overgestapt, maar daar nu toch van terugkomen. Ze ervaren dat je uiteindelijk toch gewoon niet zonder een fysiek archief kunt. En het is in ieder geval millenniumproof.” 


Keurig verzorgd Het Jalema-archief neemt een bescheiden ruimte binnen de receptie in. Het rek beslaat een zijwand; de deur is uitgespaard, maar de ruimte daarboven is wel weer net voldoende voor een rij mappen. De mappen zijn zo altijd bij de hand en optimaal toegankelijk zonder dat er sprake is van ruimteverlies. Doordat de mappen niet meer ruimte vergen dan de omvang van de inhoud, bespaart het systeem veel ruimte ten opzichte van bijvoorbeeld ordners. Doordat ze zijn voorzien van Jalema’s unieke éénpuntsophanging, is uitnemen en tussenvoegen een kwestie van één handbeweging. Assistente Erika Koesveld is degene die er in de praktijk het meest intensief mee te maken heeft: ”Het ziet er niet alleen een stuk verzorgder uit,” verklaart ze, ”het werkt ook efficiënter. Toen we het systeem hadden geïnstalleerd kregen we ineens veel positieve reacties van patiënten. Je realiseert je dat niet altijd, maar kennelijk wordt er toch gelet op dit soort zaken.” 


Eigen systematiek Dr. Luyendijk: “Mijn voorganger had niets. Die wist alles uit z’n hoofd. Brieven en andere bescheiden zaten op volgorde van binnenkomst in ordners op zolder. Toen ik hier in 1971 begon moest ik dus zelf een systematiek bedenken. Op zeker moment hadden we een aantal laden ingericht met daarin stevige enveloppen op alfabetische volgorde. Toen we overstapten op Arnato hoefde de systematiek van het archief nauwelijks aangepast te worden. De inhoud van de enveloppen werd overgezet in de Arnato-mappen en die mappen hangen nu ook weer alfabetisch op naam van de hoofdbewoner binnen een woonverband.” Assistente Erika: “Nu is het gewoon een kwestie van bijhouden. Doordat het archief nu in het zicht hangt, ben je daarvoor ook meer gemotiveerd.”