Grâce à Jalema des archives bien ordonnées!

Maître Anne-B. est une notaire. Elle possède une étude avec une quinzaine de collaborateurs, elle défend les intérêts de ses clients. Son ambition ? La croissance. Son système d’archivage ? Jalema.

Anne-B. : ‘J’ai commencé en l’an 2 000 . Mon groupe comprend deux études. Depuis la création de mon entreprise, j’utilise le système d’archivage de Jalema. Un choix évident, car je l’utilisais déjà à l’étude précédente, où j’étais notaire stagiaire. 

J’estime qu’il est important d’avoir une bonne base, dès le départ. C’est pourquoi j’ai délibérément choisi un système pouvant suivre la croissance de mon entreprise et être utilisé pendant des années. Lors du lancement de ma propre société, un conseiller de Jalema m’a amplement informée. Lors d’un tel entretien-conseil, divers thèmes sont abordés, tels que les projets de croissance, la surface disponible, le nombre de dossiers et le mode de travail. 

Cet entretien sert de base pour un plan d’archivage pratique et bien pensé, qui correspond à notre entreprise et nos ambitions.

Gain d'espace
Mais comment la salle d’archives est-elle précisément organisée? Anne-B . : ‘Ici, nous utilisons quelques milliers de dossiers. Pour chaque client, nous disposons d’un dossier séparé, pourvu d’un code spécifique. À cet effet, nous utilisons les onglets de codage de Jalema. La combinaison de chiffres et d e couleurs offre une organisation parfaitement claire dans la salle d’archives.

Vous trouvez rapidement le dossier nécessaire et, si un dossier n’est pas remis à sa place, cela se voit tout de suite. Le choix de numéros au lieu de noms provient du fort besoin de respect de la vie privée au sein de notre branche. Par ailleurs, si un client dispose de plusieurs SARL, nous créons un dossier séparé pour chacune d’entre elles, avec un numéro d’ordre. Nous utilisons également les étagères Jalema, pourvues des profilés Jalema et des dossiers de la gamme Jalema.

Les étagères permettent un gain de place considérable dans la salle d’archives. Et, si l’espace devenait trop restreint, nous pourrions également opter pour des rayonnages mobiles, pour un gain de place supplémentaire. En outre, la salle d’archives doit être ignifuge ;
les dossiers y sont conservés de longues années. Dans les bureaux, nous utilisons des armoires habituelles, pourvues de profils de suspension Jalema.’

Nous optons pour la qualité et le professionnalisme du montage dans le mobilier existant

Le cabinet VDB se compose de trois avocats, tous spécialisés dans le droit de la personne et de la famille. Il y émane une ambiance à la fois professionnelle et conviviale. Le souci du détail et le respect de la présentation visuelle n’échapperont pas au visiteur. Nous optons pour la qualité et le professionnalisme, et c’est l’image que nous souhaitons présenter à travers toutes nos activités, ‘ C’est l’une des raisons pour laquelle nous avons choisi les dossiers Otanra de Jalema; ils sont solides et élégants. Nous travaillons généralement avec des dossiers épais ; il nous faut donc des chemises solides qui ne se déchirent pas au bout d'un moment ou qui doivent être maintenues par divers élastiques. L’aspect des dossiers Jalema donne
dejà aux clients l’impression que nous consacrons toute l’attention nécessaire à leur affaire.’

Installation dans le mobilier existant
Les dossiers Jalema se caractérisent par un système de suspension unique, permettant un classement toujours parfaitement ordonné et vertical des dossiers. ‘L’avantage est que nous n’avons pas besoin de nouvelles armoires ou étagères pour ranger nos dossiers ; nous ne perdons donc pas de place. En effet, le système de suspension des dossiers a pu être installé sans problèmes dans les placards’.

Méthode de travail
‘Nous travaillons avec un dossier suspendu qui reste toujours à sa place dans l’armoire, indexé au nom de l’affaire. Ce dossier suspendu comprend un dossier de travail avec tous les documents concernant une affaire, dans lequel peuvent être classées des informations jusqu’à cinq cm d’épaisseur. Si nous avons besoin d’un dossier, nous retirons le dossier de travail tandis que le dossier suspendu reste en place. Cela évite ainsi de mal replacer un dossier.’ Le dossier de travail est muni d’une fenêtre où le nom est également indiqué. Le Jalema Jockey est un clip en plastic fixé sur le dossier suspendu. Il comprend une bande imprimable.