Tout savoir sur l’archivage durable!

Tous les premiers mardis de septembre, c’est le Mardi Durable. Cette année encore, cette journée durable se tient à La Haye. On propose différentes idées et initiatives durables au gouvernement. La durabilité est également un élément important à l’agenda de Jalema et elle peut naturellement être interprétée comme thème, de différentes manières. C’est la raison pour laquelle nous accordons une attention toute particulière dans ce blog à l’archivage de manière durable, ce qui est important pour différentes autorités et institutions publiques néerlandaises.

Conserver les documents au moins 100 ans!

Cela semble peut-être un peu poussiéreux, mais plusieurs autorités sont encore obligées de conserver physiquement les documents importants. Si vous travaillez dans une institution publique par exemple, vous avez même l’obligation, en tant qu’autorité, de conserver certains documents pendant au moins 100 ans. Une période si longue semble néanmoins irréaliste! Vous allez penser que la quantité d’archives physiques diminue, et c’est aussi le cas. Pourtant, il y a encore plusieurs archives qui sont richement remplies d’informations, ne les sous-estimez pas!

Ranger des documents sans acide

Si vous devez ranger des documents importants pendant longtemps, il est essentiel de conserver ces documents en bon état. Dans 100 ans, ils devront se trouver exactement dans le même état ; la couleur doit être préservée et le texte doit encore être parfaitement lisible. Tous les dossiers ne conviennent pas pour cela. Une caractéristique importante des dossiers qui conviennent pour cela est qu’ils doivent être fabriqués en carton ne contenant pas d’acide. Cela signifie que le carton ne contient pas d’acides qui pourraient endommager les documents.

Exigences strictes de qualité ICN

Dans la collection de Jalema, on trouve une série complète de dossiers, la série Infinio, qui satisfait aux exigences strictes de qualité ICN, qui ont été imposées par la Loi néerlandaise sur les Archives. L’une des conditions principales de cette loi est que les pouvoirs publics doivent laisser et conserver leurs informations en bon état, bien ordonnées et accessibles. Enfin, on doit pouvoir retrouver les informations facilement au cours des 100 prochaines années. Si on veut ranger des documents dans un dossiers de la série Infinio, on peut alors partir du principe que ces documents resteront encore parfaitement lisibles dans plus de 100 ans. C’est très pratique pour vos successeurs qui auront encore besoin des documents!