2018 est arrivé, c'est l'heure de prendre vos bonnes résolutions ! Une bonne résolution, bien sûr, serait de nettoyer votre bureau. De quoi avez-vous besoin pour ça ? Exact ! Boîtes de rangement ou boîtes d'archivage. Heureusement, Jalema a plusieurs boîtes d'archives qui vous aideront à vous en sortir. Saviez-vous qu'il existe plusieurs types de boîtes de classement ? Et pourquoi est-il intelligent d'archiver ? Et surtout, comment archiver au mieux ? Vous pouvez le découvrir ici !

Boîtes à archives

Afin de vous offrir le plus de confort possible, vous trouverez différents types de boîtes d'archives dans la gamme Jalema. Ci-dessous, ces boîtes sont expliquées une par une.

  • Boîte d'archives communales : la boîte d'archives communales est en carton kraft double face collé. Les informations stockées dans cette boîte restent exemptes de poussière. La boîte d'archivage est facile à assembler à l'aide de clips métalliques. La valeur pH du carton est neutre, de sorte que les archives sont protégées de manière optimale contre l'exposition aux acides. Sur le certificat FSC®-de cette boîte, vous pouvez voir que le papier provient d'arbres issus de forêts bien gérées. Le bois est suivi tout au long de la chaîne de commerce, de sorte à ce que vous puissiez même découvrir de quelle partie de la forêt provient l'arbre en question.
  • Boîtes d'archives sans acide : les boîtes d'archives sans acide de Jalema sont constituées de carton ondulé sans acide. Pour assembler la boîte, aucun outil n'est nécessaire, comme dans le cas de la boîte d'archives communale. La boîte d'archive sans acide répond à l'exigence de qualité ICN 3, ce qui signifie que les documents peuvent être conservés dans la boîte pendant une longue période. 
  • Boîte d'archive en format folio : cette boîte d'archive est en carton ondulé miniature et facile à plier. La boîte peut être placée en hauteur ou en travers.

Comment archiver ?

L'archivage peut prendre un certain temps, mais si vous le faites bien, vous obtenez quelque chose en retour. En fin de compte, vous pouvez retrouver vos documents facilement et rapidement. Il apporte aussi un océan de paix et de tranquillité. Veillez à ne pas laisser de documents sur votre bureau, mais archivez-les immédiatement après leur traitement. Jetez toutes les versions provisoires d'un document et ne sauvegardez que la version finale. Vous pouvez ainsi éviter le stockage inutile de papier. Il est sage de stocker séparément des documents plus anciens ou dont vous n'avez pas souvent besoin, et non intégrés dans vos archives de travail. De cette façon, vous n'avez que les documents nécessaires dans vos archives de travail et vous gardez vos archives de travail propres.
Assurez-vous d'appliquer une seule méthode d'archivage, par exemple :

  • Archivage alphabétique : par exemple, vous triez les noms d'entreprises et/ou de personnes par ordre alphabétique.
  • Archivage des adresses : classification des archives par adresse, souvent effectuée par des médecins généralistes.
  • Archivage des dates : vous triez vos documents par date, de l'ancien au nouveau.
  • Archivage des couleurs : par exemple, utilisez différents dossiers de couleurs pour différents sujets.
  • Archivage des codes : par exemple, donnez à chaque client un numéro, de 0001 à 1000.

Pourquoi archiver ?

Outre un bureau bien rangé, il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez archiver. Tout d'abord, il existe des obligations légales qui exigent que les documents soient conservés pendant plusieurs années, comme les documents juridiques ou financiers.

En archivant vos documents, vous gagnez du temps pour vous-même. Vous n'avez plus besoin de perdre de temps à chercher des documents. En archivant régulièrement, cela prend moins de temps que lorsque vous nettoyez une fois tous les six mois et que vous devez surmonter toute la montagne de papiers.

Vous augmentez également vos performances. Si vous travaillez sur un bureau bien rangé, vous pourrez probablement résoudre un problème plus rapidement que quelqu'un qui travaille sur un bureau encombré.

Alors, commencez bien l'année avec l'archivage de vos documents, pour que vous ayez un environnement de travail ordonné et rangé dès le début et que vous puissiez commencer à travailler avec un nouveau courage !