L'archivage est un art

Archivage ; nous le faisons tous les jours pour vos documents papier, mais la structure est-elle suffisante pour que vous vous y retrouviez ?

La plupart d’entre nous détestent ces activités : documenter, ranger et archiver. Beaucoup d’organisations perdent énormément de temps précieux à récupérer des informations qui doivent bien se trouver ‘quelque part’ dans les archives. En particulier en raison de la montagne d’informations disponibles aujourd’hui, il est important de créer une structure et de séparer les indispensables des sujets secondaires. Cela signifie : conserver les éléments pertinents dans des lieux faciles d’accès et se débarrasser de documents papier non importants. Ce dernier point peut s’avérer plus complexe que le premier.

Archiver est un art, pour ainsi dire !

Ranger

Afin de maintenir une vision d’ensemble et de permettre à votre entreprise de fonctionner de manière structurée et efficace, il est impératif d’y mettre régulièrement de l’ordre. Il paraît évident que vous ne pouvez pas travailler en toute sérénité lorsque votre bureau est encombré de piles de papier. Vous perdrez probablement du temps à chercher les documents pertinents, la dernière version de votre travail en cours, le retour de votre patron ou le rapport de réunion.

Comment créer une structure ?

  • Créez un système de boîtes aux lettres ou de dossiers qui vous semble pratique. Et plus important encore : tenez-vous y !
  • N’utilisez pas simplement ce système pratique pour vos documents papier, mais également pour vos dossiers Outlook et électroniques.
  • Utilisez au moins un dossier par travail.
  • Une fois par mois, prenez le temps de faire un tri parmi les piles de papier et jetez-les immédiatement ou archivez-les.
  • Rangez tout dans vos boîtes à courrier ou à dossiers à la fin de la journée. Un bureau propre rend compte d’un esprit clair !

Archiver signifie trouver

Nous commettons souvent une erreur, lorsque nous décidons de conserver tout ce qui pourrait être pertinent à un moment futur. Ranger et récupérer ne fonctionnent que lorsqu’on archive les bons documents ! Avec un système d’archivage fiable et structuré, vous n’aurez pas besoin de chercher longtemps pour trouver exactement ce que vous cherchez. Un bon archivage comprend :

  • Une structure
  • Seulement les versions définitives des documents
  • Des subdivisions faciles à comprendre

Conseils pour un bon archivage :

  • Pensez à des archives qui ont des structures numériques et physiques identiques.
  • Conservez uniquement les versions définitives des documents.
  • Faites en sorte que toutes les informations soient complètes avant de les archiver.
  • Archivez régulièrement.
  • Parcourez vos archives une fois par année et jetez ce dont vous n’avez plus besoin.