Het is weer tijd om te archiveren.

Aan het eind van het jaar staat het archiveren van documenten weer centraal, zodat je met een opgeruimd bureau het jaar kunt afsluiten! Zo zorg je voor een overzichtelijke, opgeruimde werkplek. Er zijn diverse producten die je kunnen helpen met het archiveren van jouw documenten. Archiveren brengt meer voordelen met zich mee dan je denkt…

De grote schoonmaak

Niemand vindt opruimen leuk, maar tóch moet het gebeuren. Een opgeruimde werkplek levert je diverse voordelen op;

  • Voordeel 1: het verhoogt jouw prestatievermogen! Iemand die werkt aan een opgeruimd bureau kan sneller en beter een probleem oplossen dan iemand die werkt aan een rommelig bureau;
  • Voordeel 2: je voorkomt irritatie bij collega’s. Collega’s willen liever met je samenwerken als je georganiseerd bent. Steeds meer bedrijven werken met flexwerkplekken. Dit betekent dat niemand een vaste plek heeft en telkens aan een ander bureau plaatsneemt en aan het werk gaat. Hierbij is het belangrijk dat jij jouw tijdelijke werkplek opgeruimd achterlaat;
  • Voordeel 3: je hebt meer tijd om productief te zijn én je hoeft geen tijd meer te verspillen aan het zoeken van documenten. Daarnaast vermindert een opgeruimd bureau stress. Als je opgeruimd en georganiseerd te werk gaat kun je voor jezelf een verdeling maken tussen de taken die prioriteit hebben en overige taken.


Begin dus met de grote schoonmaak! En wat kan jou hier goed bij helpen? Juist, de producten van Jalema! In de Jalema-collectie is een groot aanbod opgenomen van archiefdozen, hangmappen, bureaulades, brievenbakjes, Clipmappen en nog veel meer.

Hoe ga je te werk?

Je kunt beginnen met het sorteren van je documenten. Met de archiefdozen van Jalema kun je op een makkelijke manier een onderscheid maken tussen de documenten die belangrijk zijn en bewaard moeten blijven en welke niet. De archiefdozen zijn FSC® of ICN 3 (bewaring op lange termijn) gecertificeerd. Als je de archiefdozen met FSC® certificaat gebruikt ben je niet alleen goed bezig doordat je jouw bureau opruimt, maar ben je er ook zeker van dat het karton, waar de dozen van zijn gemaakt, afkomstig is van hout uit goed beheerde bossen.

Belangrijke papieren bundelen

Heb je veel losse blaadjes op je werkplek rondslingeren en weet je niet wat je hiermee moet? Vraag jezelf bij elk papiertje af: ‘Heb ik dit nog nodig?’. Grote kans dat het antwoord nee is. Het bundelen van belangrijke papieren is met de JalemaClip een eitje. Het is een flexibel hechtmechaniek dat allerlei soorten en formaten documenten kan bundelen, waarbij je in een handomdraai documenten kunt uitnemen of tussenvoegen. Als je zeker weet dat je jouw documenten voor een lange tijd moet/wilt bewaren, dan is het gebruik van de JalemaClipex een aanrader. Hoe lang de bewaartermijn van je documenten ook is, de JalemaClipex tast je documenten niet aan.

Onbeperkt bewaren

Diverse documenten moeten een aantal jaar bewaard blijven. Neem bijvoorbeeld de basisgegevens van jouw administratie (zoals de loonadministratie) die minimaal 7 jaar bewaard moeten blijven. Gegevens en rechten over onroerende zaken moeten zelfs minimaal 10 jaar bewaard blijven. Speciaal daarvoor heeft Jalema de handige ICN1-gecertificeerde kartonnen mappen van Secolor en Infinio uitgebracht, welke bedoeld zijn voor permanente bewaring. Het maakt niet uit hoelang jouw documenten bewaard moeten blijven,  met de mappen van Secolor en Infinio kun je deze zo lang bewaren als je maar wenst.

Wacht dus niet met het archiveren van je documenten en zorg dat je het jaar met een opgeruimd bureau afsluit. Wij wensen je veel succes!