Vijf tips om ruimte te besparen binnen je bedrijf

Dat huisvestingskosten een substantieel deel uitmaken van de totale bedrijfskosten mag duidelijk zijn. Deze kosten kunnen al snel flink oplopen. Het gaat namelijk niet alleen om de vierkante meterprijs, maar ook om aanverwante kosten zoals service- en facilitaire kosten. Met al deze kosten is het fijn wanneer je ruimte kunt besparen binnen je bedrijf, zodat je deze ruimte kunt gebruiken voor de kernactiviteiten van je bedrijf. Een aantal tips om ruimte (en dus kosten) te besparen:

Kantoortuinen in plaats van aparte kantoren

Waar vroeger veelal sprake was van een apart kantoor voor iedere medewerker, zie je de laatste jaren steeds meer kantoortuinen opduiken. De Arbowet schrijft een minimale ruimte van 4m² per medewerker voor. Door het creëren van kantoortuinen kan er heel wat ruimte worden bespaard, aangezien ruimten op deze manier efficiënter kunnen worden ingedeeld. Daarnaast bieden kantoortuinen nog diverse andere voordelen zoals meer transparantie en een betere communicatie tussen medewerkers.

Flexibel werken

Door je medewerkers flexibel te laten werken, kun je heel wat ruimte en dus kosten besparen. Zo kun jij je medewerkers de mogelijkheid geven (deels) vanuit huis te werken. Ook kun jij je medewerkers zelf hun tijden laten indelen. Op deze manier heb je minder werkplekken nodig dan het aantal medewerkers dat je in dienst hebt. De beschikbare werkplekken worden flexplekken, waarvan elke medewerker gebruik kan maken. Vaste werkplekken zijn daarbij dus verleden tijd.

Digitaal werken

Randvoorwaarde om flexibel te kunnen werken is het digitaal beschikbaar hebben van informatie. Digitaal werken zorgt voor een afname van de hoeveelheid papier binnen een organisatie en zorgt er daarmee dus voor dat heel wat vierkante meters bespaard kunnen worden. Nog steeds aanwas van papieren documenten? Laat deze dan digitaliseren. Dit kan al heel eenvoudig met bijvoorbeeld JalemaBox Scan.

Archief extern op laten slaan

Toch nog documenten die je fysiek moet bewaren, omdat er bijvoorbeeld sprake is van een wettelijke bewaartermijn? Laat deze documenten dan extern opslaan zodat je de kostbare vierkante meters van je bedrijfsruimte kunt gebruiken voor je kernactiviteiten. Hiervoor zijn verschillende oplossingen op de markt. Zo zijn klanten met een kleiner archief vaak geholpen met JalemaBox Storage. Voor klanten met een groter archief is het vaak interessanter om op bulkniveau op te slaan bij bijvoorbeeld Archiefspecialist.

Minder printers/kopieerapparaten per afdeling

Voorheen was het gebruikelijk om voor iedere afdeling één of soms zelfs meerdere printers te hebben staan. Waarom zou je er niet voor kiezen om dit aantal flink te reduceren en zo ruimte te besparen? Door deze apparaten centraal in het bedrijf te plaatsen, worden medewerkers gestimuleerd om meer in beweging te komen en zullen ze hoogstwaarschijnlijk minder vaak onnodig printen. Overweeg een multifunctional in te zetten in plaats van een aparte printer, scanner of kopieerapparaat.

Maak slim gebruik van je bedrijfsruimte en begin vandaag nog met het toepassen van een of meerdere van deze tips! Op deze manier kun je al snel een aanzienlijke hoeveelheid ruimte en dus kosten besparen.