Archiveren is een kunst

Archiveren; we doen het dagelijks met onze papieren documenten, maar doen we het gestructureerd, zodat we de informatie ook kunnen terugvinden? De meeste hebben er een hekel aan: documenteren, opruimen en archiveren. Er gaat in organisaties daarom veel tijd verloren met het terugvinden van informatie die 'ergens' moet zijn. Juist met de hoeveelheid aan informatie van tegenwoordig is het belangrijk om overzicht te creëren en hoofdzaken van bijzaken te scheiden. Dat betekent: relevante dingen vindbaar opslaan en onbelangrijke papieren weggooien. Dat laatste blijkt moeilijker dan het eerste. Archiveren is een kunst, laten we het zo maar zeggen!

Opruimen

Om overzicht te bewaren en gestructureerd en efficiënt te kunnen werken is het nodig regelmatig op te ruimen. Het is overduidelijk dat je niet rustig werkt als je bureau vol ligt met stapels papieren. Waarschijnlijk ben je dan veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste papieren, de laatste versie van een stuk waar je aan bezig was, de feedback van je baas of het verslag van de vergadering.

Hoe zorg je voor overzicht?

• Maak een indeling in brievenbakken of mapjes die voor jou handig is. En nog belangrijker: houd je ook aan die indeling!
• Gebruik die handige indeling niet alleen voor je papieren stukken, maar ook voor Outlook en voor je mappen op de pc.
• Maak op zijn minst één map per klus.
• Neem één keer in de maand tijd om de stapels papieren door te nemen en gooi deze meteen weg of archiveer ze.
• Ruim op het einde van de dag alles op je in je bakjes of mapjes. Clean desk is a clean mind!

Archiveren is terugvinden

Waar we vaak de mist mee ingaan is dat we alles maar bewaren voor als we het ooit eens nodig mochten hebben. Maar archiveren en terugvinden werkt alleen als je de juiste papieren archiveert! In een goed en overzichtelijk archief hoef je niet lang te zoeken om te vinden wat je precies wil weten. Een overzichtelijk archief bestaat uit:

• Structuur
• Alleen de definitieve versie van stukken
• Onderverdeling die begrijpelijk is

Tips voor een goed archief:

• Denk na over een archief dat in digitale als fysieke vorm dezelfde structuur heeft.
• Bewaar alleen definitieve versies van stukken.
• Zorg ervoor dat alle informatie compleet en volledig is, voordat je ze in het archief stopt.
• Archiveer met grote regelmatig.
• En dan één keer per jaar je archief uitzoeken, wat niet langer bewaard hoeft te worden.