Het is weer 2018, tijd om te beginnen met je goede voornemens! Eén goed voornemen is natuurlijk dat je jouw bureau gaat opruimen. Wat heb je daarvoor nodig? Juist! Dozen. Gelukkig heeft Jalema diverse archiefdozen die jou hier alvast een eind mee op weg helpen. Wist je eigenlijk al dat er meerdere soorten archiefdozen zijn? En waarom het slim is om te archiveren? En vooral: hoe kun je eigenlijk het beste archiveren? Je leest het hier!

Archiefdozen

Om je zo van zoveel mogelijk gemakken te voorzien, vind je in het assortiment van Jalema verschillende soorten archiefdozen. Hieronder worden deze dozen één voor één toegelicht.

  • Gemeente-archiefdoos: de gemeente-archiefdoos is vervaardigd uit tweezijdig beplakt kraftkarton. De informatie die in deze doos wordt opgeborgen, blijft stofvrij. Met behulp van metalen klemmetjes is de archiefdoos eenvoudig in elkaar te zetten. De pH-waarde van het karton is neutraal zodat het archief optimaal wordt beschermd tegen inwerking van zuren. Aan het FSC®-certificaat van deze doos kun je zien dat het papier afkomstig is van bomen uit bossen die goed worden beheerd. Het hout wordt door de hele handelsketen heen gevolgd, waardoor je in feite er zelfs nog achter kunt komen in welk stuk bos de specifieke boom heeft gestaan.
  • Zuurvrije archiefdozen: de zuurvrije archiefdozen van Jalema bestaan uit zuurvrij golfkarton. Om de doos in elkaar te zetten zijn géén hulpmiddelen nodig zoals bij de gemeente-archiefdoos. De zuurvrije archiefdoos voldoet aan de kwaliteitseis ICN 3, wat inhoudt dat de documenten in de doos voor een lange termijn kunnen worden bewaard. 
  • Archiefdoos in folio formaat: deze archiefdoos is gemaakt van minigolfkarton en eenvoudig in elkaar te vouwen. De doos kan hoogkant of dwars worden geplaatst.

Hoe archiveren?

Archiveren kost misschien wat tijd, maar als je het goed doet krijg je er ook iets voor terug. Uiteindelijk kun je namelijk eenvoudig en snel jouw documenten terugvinden. Daarnaast brengt het een zee van rust met zich mee. Zorg ervoor dat je geen documenten op je bureau laat liggen, maar berg ze meteen op nadat ze zijn verwerkt. Gooi alle conceptversies van een document weg en bewaar alleen de definitieve versie. Zo voorkom je dat je onnodig veel papier opslaat. Het is verstandig om documenten die ouder zijn of die je niet vaak nodig hebt, apart op te slaan, niet in je werkarchief. Op deze manier heb je alleen de nodige documenten in je werkarchief en hou je jouw werkarchief schoon.

Zorg ervoor dat je één manier van archiveren toepast, zoals:

  • Alfabetisch archiveren: je sorteert hierbij bijvoorbeeld bedrijfs- en/of persoonsnamen op alfabetische volgorde.
  • Adres archiveren: archief indelen op adres, dit wordt veelal gedaan door huisartsen.
  • Datum archiveren: je sorteert je documenten op datum, van oud naar nieuw.
  • Kleur archiveren: gebruik bijvoorbeeld verschillende kleuren mappen voor verschillende onderwerpen.
  • Code archiveren: geef bijvoorbeeld elke klant een nummer, van 0001 tot 1000.

Waarom archiveren?

Naast een opgeruimd bureau, zijn er meerdere redenen waarom je zou moeten archiveren. Ten eerste zijn er wettelijke verplichtingen waarbij documenten meerdere jaren bewaard moeten blijven, zoals juridische of financiële documenten. Door je documenten te archiveren, bespaar je tijd voor jezelf. Je hoeft namelijk geen tijd meer te verspillen aan het zoeken van documenten. Door regelmatig te archiveren, kost het je minder tijd dan wanneer je één keer per half jaar opruimt en die hele berg papieren moet overwinnen. Daarnaast verhoog jij jouw prestatievermogen. Als je werkt aan een opgeruimd bureau zal je waarschijnlijk sneller een probleem kunnen oplossen dan iemand die werkt aan een rommelig bureau.

Begin het nieuwe jaar dus goed met het archiveren van jouw documenten, zo heb je vanaf het begin een geordende en opgeruimde werkomgeving én kun je met frisse moed aan de slag!