Roy van de MoosdijkBereid u voor op de transitie van fysiek naar digitaal

Product Manager, Roy van de Moosdijk, legt u uit waarom de Jalema ScanFile een geschikt product is om de eerste stap naar een digitaal archief te zetten. Zijn aandeel in de ontwikkeling van dit product was erg groot en hij deelt zijn enthousiasme graag met u. Hij geeft aan dat de ScanFile een vraag beantwoordt waar veel organisaties mee worstelen: “Hoe zorg ik ervoor dat ik vandaag voorbereid ben, op de digitale wereld van morgen?”

Kun je in het kort uitleggen hoe de ScanFile werkt?

“Gebruikers kunnen de ScanFile zien als een reguliere map. Echter, is een belangrijk verschil dat men direct structuur kan aanbrengen in de manier van archiveren. Op deze manier kan een organisatie in een later stadium snel en efficiënt digitaal gaan werken. In de praktijk werkt het zo: je koopt een ScanFile en ontvangt daarbij een link naar de bijbehorende software. Via deze software is het mogelijk een gewenste tabbladindeling te maken en deze ook af te drukken. Op deze tabbladindeling wordt een unieke barcode afgedrukt, die de indeling bevat zoals de gebruiker dit zelf heeft aangegeven in de software. Als het dossier in een latere fase gedigitaliseerd wordt, levert dit een aanzienlijke kostenbesparing op, doordat de intake voorafgaand aan het digitaliseringsproces niet meer nodig is. Het is een ideale voorbereiding op een gestructureerd archief, dat organisaties in staat stelt in een later stadium eenvoudig en kostenbesparend te digitaliseren.”

Hoe zorgt men ervoor dat de tabbladen aansluiten bij hun wensen?

“Zoals ik zojuist vermeldde, kun je in de software zelf je gewenste tabbladindeling samenstellen. Door deze zelf samen te stellen indexpagina, is iedere ScanFile op maat te maken. De unieke barcode die gekoppeld wordt aan de corresponderende index, zorgt ervoor dat de map automatisch met de juiste indeling wordt gedigitaliseerd. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook geld.”

Voor welke organisaties zou de ScanFile van grote toegevoegde waarde kunnen zijn?

“Je komt veel bedrijven tegen die zich aan het oriënteren zijn op digitalisering, maar de echte stap naar een digitale werkomgeving nog moeten maken. Er zijn veel organisaties die weten dat digitalisering in de toekomst voor hen gaat spelen, maar waarvoor het nu nog te vroeg is. Door met de ScanFile de fysieke informatie in deze voorfase al gestructureerd te archiveren, kun je in de toekomst je voordeel behalen. Daarnaast zijn er ook nog bedrijven die reeds digitaal werken, maar nog steeds fysieke aanwas krijgen. Ook daarvoor is de ScanFile een geschikte tussenoplossing.” 

Waar zit de kostenbesparing voor klanten?

“Enerzijds, zit de besparing in de efficiëntie die men behaalt in het gestructureerd overstappen naar een digitale werkomgeving. Daarmee bespaar je ruimte, zoektijd en dus ook geld. Anderzijds, zit een belangrijke besparing in de kosten van het gehele traject. Daarmee bedoel ik, wanneer men in de toekomst wil overstappen naar een digitale werkomgeving, met de ScanFile al zijn gewenste structuur heeft gefaciliteerd. Hierdoor is er bij digitalisering geen intakeproces meer nodig, de barcodes zijn namelijk al gedrukt, die gekoppeld zijn aan de gewenste tabbladindeling. Dit scheelt veel arbeidsintensief werk bij het digitaliseren en dus levert dit voordeel op voor de klant. Hierdoor kan de ScanFile een enorme besparing opleveren.”

“Door de sterke samenwerking tussen Jalema en haar zusterbedrijf I-FourC, weten we de krachten van de fysieke wereld te bundelen met die van de digitale wereld. Ons doel is informatie snel en efficiënt op te bergen en eenvoudig vindbaar te maken. Dat allemaal op een veilige wijze. We zoeken daarbij altijd naar het component dat het dagelijks werk van gebruikers eenvoudiger maakt. Met de ScanFile slaan we een stevige brug tussen de traditionele fysieke wereld en de snel veranderende digitale wereld.”