Roel Scheffer 1We nemen vandaag een kijkje in het zwaar beveiligde pand van Jalema Archiefspecialist in Reuver. Roel Scheffer, medewerker Archiefspecialist leidt ons rond. Roel is ruim 30 jaar werkzaam bij Jalema.
Meteen bij binnenkomst wordt al duidelijk dat het reusachtige pand goed beveiligd is. Rondom het pand hangen diverse beveiligingscamera’s en alle deuren zijn hermetisch afgesloten.

We komen terecht in een enorme hal, waarin kilometers archief is opgeslagen. ‘Er staat hier zo’n 60 tot 70 kilometer archief’, vertelt Roel.  ‘Onze klanten zijn zeer divers. Van ziekenhuizen tot notarissen en van advocaten tot banken en zorginstellingen. Deze klanten komen voornamelijk uit Nederland, maar we hebben ook klanten uit België.’

Ruimtebesparing

Jalema Archiefspecialist is zo’n 10 jaar geleden ontstaan nadat van meerdere klanten van Jalema de vraag kwam of Jalema hun archief in verband met ruimtegebrek kon opslaan. Zo hadden veel ziekenhuizen destijds de kelders volstaan met archief dat zij vanwege de verplichte bewaartermijn moesten bewaren. De vierkante meterprijs is doorgaans duurder dan de kosten voor het extern opslaan van het archief. ‘Veelal was er sprake van een vertrouwensband, aangezien veel klanten al jaren klant waren bij Jalema voor reguliere archief- en kantoorbenodigdheden’, vertelt Roel.

Veiligheid

Ook veiligheid is een reden voor klanten om het archief op te laten slaan bij Archiefspecialist. Het pand van Jalema Archiefspecialist in Reuver voldoet dan ook aan de hoogste veiligheidseisen en is voorzien van een geavanceerde anti-inbraakinstallatie. Toegang tot het pand hebben alleen gescreende, geautoriseerde medewerkers. Het pand is voorzien van een effectief brandmeldsysteem en bovendien aangesloten bij een brandmeldcentrale. Het pand wordt 24/7 met camera’s bewaakt.

Roel Scheffers2Scanning on demand

Klanten kunnen hun archiefstukken via een speciaal beveiligde website opvragen. Hiervoor heeft de klant een code en een wachtwoord. Archiefstukken kunnen alleen opgevraagd worden door personen die de klant daarvoor zelf heeft geautoriseerd. 

De klant geeft door middel van een codenummer aan in welke doos, cube of pallet het archiefstuk zich bevindt. De klant beschikt doorgaans binnen 24 uur over het aangevraagde archiefstuk. Dit kan digitaal via een beveiligde omgeving beschikbaar worden gesteld of het kan fysiek worden afgehaald of worden bezorgd. Spoedaanvragen zijn ook mogelijk.

Roel geeft aan dat indexeren erg belangrijk is. Dit gebeurt voordat de archiefstukken worden opgeslagen. Jalema past zich hierbij aan aan de bestaande werkwijze van de klant. Zo kan het voorkomen dat een klant gewend is te indexeren op geboortedatum, alfabet of jaargangen. Deze werkwijze wordt dan ook precies zo overgenomen door Jalema.

Vernietigen

De service van Archiefspecialist gaat verder dan het opslaan en opnieuw beschikbaar maken van archiefstukken. Zo kan archief op wens van de klant ook na een bepaalde tijd vernietigd worden.

Meer weten?

Benieuwd wat Archiefspecialist voor u kan betekenen? Wij maken graag een vrijblijvende berekening voor u. Neem hiervoor contact op met de afdeling Sales Support van Jalema via (077) 476 76 55. Neem ook eens een kijkje op www.archiefspecialist.com.