Wir schreiben das Jahr 2018 und es ist an der wieder Zeit, mit Ihren guten Absichten zu starten! Es ist natürlich eine gute Absicht, Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Was brauchen Sie dafür? Richtig! Lager- oder Ablageboxen. Glücklicherweise hat Jalema verschiedene Ablageboxen, die Ihnen dabei helfen werden, dorthin zu gelangen. Wussten Sie eigentlich, dass es mehrere Arten von Ablageboxen gibt? Und warum ist es sinnvoll abzulegen? Und vor allem: Wie kann man am besten ablegen? Sie können es hier lesen!

Ablageboxen

Um Ihnen so viel Komfort wie möglich zu bieten, enthält das Jalema-Sortiment verschiedene Arten von Ablageboxen. Nachfolgend werden diese Felder Schritt für Schritt erklärt.

  • Ablageboxen für Kommunalarchive: Die Ablagebox für Kommunalarchive besteht aus beidseitig verklebtem Kraftkarton. Die in dieser Box gespeicherten Informationen bleiben staubfrei. Die Ablagebox ist mit Metallclips einfach zu montieren. Der pH-Wert des Kartons ist neutral, so dass das Archiv optimal gegen Säurebelastung geschützt ist. Das FSC®-Zertifikat dieser Box zeigt, dass das Papier von sorgfältig gepflegten Bäumen stammt. Das Holz wird über die gesamte Handelskette verfolgt, so dass man sogar herausfinden kann, in welchem Waldstück der jeweilige Baum stand.
  • Säurefreie Ablageboxen: Die säurefreien Ablageboxen von Jalema bestehen aus säurefreier Wellpappe. Für den Zusammenbau der Box ist kein Werkzeug erforderlich, wie im Falle der Ablagebox für Kommunalarchive. Die säurefreie Ablagebox erfüllt die Qualitätsanforderung ICN 3, so dass die Dokumente über einen langen Zeitraum in der Box aufbewahrt werden können. 
  • Ablagebox im Folioformat: Diese Ablagebox ist aus Miniatur-Wellpappe gefertigt und lässt sich leicht zusammenfalten. Die Box kann hoch oder quer aufgestellt werden.

Wie ablegen?

Die Ablage kann einige Zeit in Anspruch nehmen; aber wenn Sie es richtig machen, erhalten Sie etwas zurück. Schließlich finden Sie Ihre Dokumente einfach und schnell. Außerdem wird Ihnen das eine große Ruhe verschaffen. Achten Sie darauf, dass Sie keine Dokumente auf dem Schreibtisch liegen lassen, sondern diese sofort nach der Bearbeitung aufbewahren. Verwerfen Sie alle Entwürfe eines Dokuments und speichern Sie nur die endgültige Version. Auf diese Weise können Sie unnötige Papierlagerung vermeiden. Es ist ratsam, Dokumente, die älter sind oder die Sie nicht oft benötigen, separat und nicht in Ihrer Arbeitsablage zu aufzubewahren. Auf diese Weise haben Sie nur die notwendigen Dokumente in Ihrer Arbeitsablage und halten diese übersichtlich.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Möglichkeit der Ablage verwenden, wie z.B.:

  • Alphabetische Ablage: Sie sortieren z.B. Firmen- und/oder Personennamen in alphabetischer Reihenfolge.
  • Adressenablage: Klassifizierung der Ablage nach Adressen; dies wird häufig von Hausärzten durchgeführt.
  • Ablage nach Datum: Sie sortieren Ihre Belege nach dem Datum, von alt nach neu.
  • Farbablage: Verwenden Sie z.B. unterschiedliche Farbordner für verschiedene Themen.
  • Ablage nach Code: Geben Sie z.B. jedem Kunden eine Nummer von 0001 bis 1000.

Warum ablegen?

Neben einem aufgeräumten Büro gibt es mehrere Gründe, warum Sie ablegen sollten. Erstens gibt es gesetzliche Verpflichtungen, die eine mehrjährige Aufbewahrung von Dokumenten vorschreiben, wie z.B. Rechts- oder Finanzdokumente.
Indem Sie Ihre Dokumente ablegen, sparen Sie Zeit für sich selbst. Sie müssen keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten verschwenden. Durch die regelmäßige Ablage nimmt es weniger Zeit in Anspruch, als wenn man alle sechs Monate einmal aufräumt und den ganzen Papierberg bewältigen muss.
Sie steigern auch Ihre Leistung. Wenn Sie an einem aufgeräumten Schreibtisch arbeiten, können Sie ein Problem wahrscheinlich schneller lösen als jemand, der an einem überfüllten Schreibtisch arbeitet.

Beginnen Sie das neue Jahr gut mit der Ablage Ihrer Dokumente, damit Sie sich von Anfang an in einem ordentlichen und aufgeräumten Arbeitsumfeld befinden und mit frischem Mut arbeiten können!