Archiveren met de Archive Manager App

Herken je dat? Je bent lang opzoek naar een belangrijk document in een onoverzichtelijk archief? Op het werk of thuis, lang zoeken in een rommelig archief wekt irritaties op. Daar komt nog eens bij dat de documenten die we tegenwoordig nog fysiek (moeten) bewaren, worden opgeborgen en vervolgens worden vergeten. Daardoor ontstaat er uiteindelijk een archief waarvan waarschijnlijk al een gedeelte vernietigd mag worden. Documenten blijven veel langer staan dan eigenlijk noodzakelijk is. De Archive Manager App is daarom dé oplossing. Onoverzichtelijke archieven zijn dankzij deze app, voorgoed verleden tijd!

Archiefdozen om jouw documenten op te bergen

Jalema verkoopt al jarenlang de kartonnen archiefdozen, waarin documenten eenvoudig opgeborgen kunnen worden. Waarschijnlijk sorteer je de archiefdozen op categorie; een doos voor financiën, waar je belangrijke facturen in bewaart of een doos voor personeelszaken, waar informatie over het personeel wordt opgeslagen. Uiteindelijk stapelen deze archiefdozen zich op tot een grote rommelige toestand. Ondanks het goede voornemen om alle documenten overzichtelijk te archiveren, kom je er na een tijdje achter dat er op een aantal archiefdozen geen beschrijving is geschreven. Dit maakt dat jouw zoektocht naar dat ene belangrijke document alleen nog maar langer zal duren. Wil jij hier voorgoed vanaf zijn? Dat kan nu! 

Vanaf heden voegt Jalema bij de Gemeente-Archiefdoos, barcodes toe in de verpakking. Deze barcodes kunnen eenvoudig op de archiefdoos worden geplakt. De oplopende nummers zorgen voor een duidelijke ordening in jouw archief. Je hoeft er niet meer bij stil te staan om op de archiefdoos te schrijven wat er precies in gearchiveerd zit. Want met de Archive Manager App doe je dit vanaf nu online. 

Dé app voor efficiënt archiveren

Met de Archive Manager App kun je de barcodes die je op de archiefdoos hebt geplakt, online registreren. Daardoor hoef je op de archiefdoos zelf niet meer in te vullen wat erin zit. Dat kan natuurlijk evengoed, maar mocht je het toch een keer vergeten, dan heb je altijd de Archive Manager App nog! Je vult vervolgens de vernietigingsdatum van de documenten in. Op de datum van vernietiging krijg jij een melding. Dit betekent: nooit meer archieven te lang bewaren! 

Je registreert ook zoekwoorden voor de documenten die in de archiefdoos zijn opgeslagen. Je kunt dit zo specifiek invullen als dat jij zelf wilt. Deze zoektermen maken het terugvinden van een document in een groot archief sneller en eenvoudiger.  

Buiten de functies die hierboven kort zijn toegelicht, kun je ook archieven uitlenen. Deze functie is erg handig binnen bedrijven waar veel archiefdozen onderling uitgeleend worden. Je hoeft slechts aan te geven wie de archiefdoos wil lenen en op welke datum dit gebeurt. Komt het archief terug? Meld dit dan wederom in de app. Dan weet jij in de toekomst ook dat het archief weer op zijn plek staat.