Archivieren ist eine Kunst

Archivieren; wir machen es jeden Tag mit unseren Papierdokumenten; aber ist das Archiv ausreichend strukturiert um alle wieder zu finden?

Die meisten von uns hassen es: Dokumentieren, Aufräumen und Archivieren. Viele Unternehmen verlieren wertvolle Zeit mit dem Abruf von Informationen, die sich „irgendwo“ im Archiv befinden müssen. Vor allem Angesichts der Menge an verfügbaren Informationen heutzutage, ist es wichtig Struktur zu schaffen und das Wesentliche vom Nebensächlichen zu trennen. Das bedeutet: relevante Dinge an leicht zu finden Orten aufzubewahren, und unwichtige Papierdokumente wegzuwerfen. Letzteres erweist sich oft als deutlich schwierigere Aufgabe. Archivieren ist, sozusagen, eine Kunst!

Aufräumen

Regelmäßiges Aufräumen schafft die notwendige Basis, um Überblick zu erhalten und eine strukturierte und effiziente Arbeitsweise im Unternehmen zu etablieren. Es ist offensichtlich, dass man nicht ruhig arbeiten kann, wenn der Schreibtisch mit Papierstapeln vollgestopft ist. Sie verschwenden dann wahrscheinlich viel Zeit bei der Suche nach den richtigen Papieren, der neuesten Version eines Arbeitspapiers, dem Feedback Ihres Vorgesetzten oder dem Sitzungsbericht.

Wie schafft man Struktur?

• Erstellen Sie ein System aus Dokumentablagen oder Ordner, mit dem Sie praktisch arbeiten können. Das wichtigste dabei: halten Sie sich an dieses System!
• Verwenden Sie das praktische System nicht nur für Ihre Papierdokumente, sondern auch für Ihre Outlook- und digitalen Ordner.
• Verwenden Sie mindestens einen Ordner pro Auftrag.
• Nehmen Sie sich einmal im Monat die Zeit, um die Papierstapel zu sortieren und die Dokumente entweder wegzuwerfen oder zu archivieren.
• Sortieren Sie am Ende des Tages alles in Ihre Dokumentablagen oder Ordner. Ein aufgeräumter Schreibtisch ist wie ein aufgeräumter Geist!

Archivieren bedeutet schnelles Finden

Wir machen oft den Fehler, alles aufzubewahren, was wir eventuell irgendwann in der Zukunft benötigen könnten. Die Kombination aus Archivieren und Abrufen gelingt allerdings nur, wenn Sie die richtigen Dokumente archivieren! In einem gründlichen und gut strukturierten Archiv, werden Sie nicht lange brauchen, um genau das zu finden, was Sie suchen. Ein gutes Archiv besteht aus:

• Struktur
• nur der endgültigen Fassung der Dokumente
• Unterteilungen, die leicht nachzuvollziehen sind

Tipps für ein gutes Archiv:

• Denken Sie an ein Archiv, das die gleiche digital und physisch die gleiche Struktur besitzt.
• Erhalten Sie nur die endgültige Fassung der Dokumente
• Stellen Sie sicher, dass alle Informationen vollständig sind, bevor sie diese archivieren.
• Archivieren Sie regelmäßig.
• Gehen Sie einmal im Jahr das Archiv durch, und werfen Sie weg, was nicht mehr aufbewahrt werden muss.