Es ist wieder Zeit für die Archivierung!

Es ist wieder November, oder mit anderen Worten der „Archivierungsmonat“. Dieser Monat steht im Zeichen der Archivierung von Dokumenten, sodass Sie das Jahr mit einem aufgeräumten Schreibtisch abschließen können! So sorgen Sie für einen übersichtlichen, aufgeräumten Arbeitsplatz. Es gibt diverse Produkte, die Ihnen bei der Archivierung Ihrer Dokumente helfen können. Archivieren birgt mehr Vorteile, als Sie denken...

Das große Aufräumen

Aufräumen macht niemandem Spaß, aber es muss dennoch passieren. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz bietet diverse Vorteile:

• Vorteil 1: Es erhöht Ihre Leistungsfähigkeit! Jemand, der an einem aufgeräumten Schreibtisch arbeitet, kann ein Problem schneller und besser lösen als jemand, der an einem unordentlichen Schreibtisch arbeitet; 
• Vorteil 2: Sie beugen Ärger bei Ihren Kollegen vor. Kollegen möchten lieber mit Ihnen zusammenarbeiten, wenn Sie organisiert sind. Immer mehr Unternehmen arbeiten mit flexiblen Arbeitsplätzen. Das bedeutet, dass niemand einen festen Platz hat und seinen Tätigkeiten stets an einem anderen Schreibtisch nachgeht. Hierbei ist es wichtig, dass Sie Ihren temporären Arbeitsplatz aufgeräumt zurücklassen;
• Vorteil 3: Sie haben mehr Zeit übrig, um produktiv zu sein und verwenden keine Zeit mehr auf die Suche nach Dokumente. Darüber hinaus reduziert ein aufgeräumter Schreibtisch Stress. Wenn Sie aufgeräumt und organisiert arbeiten, können Sie wichtige und sonstige Aufgaben besser verteilen. 

Legen Sie also los mit der großen Reinigung! Und was hilft Ihnen dabei? Richtig, die Produkte von Jalema! Das Jalema-Sortiment umfasst ein großes Angebot an Archivboxen, Hängemappen, Schreibtischschubladen, Briefkörben, Clipmappen und noch viel mehr.

Wie gehen Sie vor?

Beginnen Sie mit dem Sortieren Ihrer Dokumente. Mit den Archivboxen von Jalema können Sie einfach unterscheiden zwischen Dokumenten, die wichtig sind und aufbewahrt werden müssen oder nicht. Die Archivboxen sind FSC, ICN 3 (langfristige Aufbewahrung) und/oder ICN 4 (mittelfristige Aufbewahrung) zertifiziert. Wenn Sie die Archivboxen mit FSC-Zertifikat verwenden, arbeiten Sie nicht nur an einem aufgeräumten Schreibtisch, sondern können sich auch darauf verlassen, dass das Holz für den Karton, aus dem die Boxen gefertigt sind, aus gut verwalteten Wäldern stammt.

Wichtige Papiere bündeln

Liegen an Ihrem Arbeitsplatz viele lose Papiere herum und wissen Sie nicht, was Sie damit anfangen sollen? Stellen Sie sich bei jedem Dokument die Frage: „Brauche ich das noch?“. Die Chancen stehen gut, dass Sie diese Frage mit einem Nein beantworten. Die Bündelung wichtiger Dokumente ist mit dem JalemaClip ein Kinderspiel. Der JalemaClip ist eine flexible Heftmechanik, die verschiedene Dokumentarten und -formate bündeln kann. Im Handumdrehen können Dokumente herausgenommen oder eingefügt werden. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie Ihre Dokumente für lange Zeit aufbewahren müssen/möchten, ist es ratsam, den JalemaClipex zu verwenden. Der JalemaClipex tastet Ihre Dokumente nicht an, unabhängig davon, wie lange Sie die Dokumente aufbewahren müssen.

Unbegrenzt aufbewahren

Diverse Dokumente müssen ein paar Jahre aufbewahrt werden, wie z.B. die Basisdaten Ihrer Buchhaltung (beispielsweise die Lohnbuchhaltung), die minimal 7 Jahre aufbewahrt werden müssen. Angaben und Rechte in Bezug auf Immobilien müssen sogar mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Speziell hierfür hat Jalema die praktischen, ICN1-zertifizierten Kartonmappen von Secolor und Infinio eingeführt, die für die permanente Aufbewahrung gedacht sind. Egal, wie lange Ihre Dokumente aufbewahrt werden müssen, mit den Mappen von Secolor und Infinio können Sie diese so lange aufbewahren, wie Sie nur möchten.

Beginnen Sie also mit der Archivierung Ihrer Dokumente und sorgen Sie dafür, dass Sie das Jahr mit einem aufgeräumten Schreibtisch abschließen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!